De belastingdienst hanteert een mooie volzin met betrekking tot de eisen aan je administratie:

 
Uit de administratie moeten alle rechten en plichten blijken, inclusief alle overige gegevens die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn.



Het eerste deel van de zin (''alle rechten en plichten'') is eenvoudig te bereiken door je boekhouding tijdig bijgewerkt te hebben. Hierover zijn zelden onduidelijkheden. Wat moet je nog betalen en wat is nog te ontvangen? De uitdaging zit in het tweede deel; alle overige gegevens. Je moet alles bewaren dat als onderbouwing dient voor de rechten en plichten. Waarop zijn je verkoopfacturen gebaseerd? Zijn alle inkopen wel betaald? Zijn er inkoopcontracten? In feite valt hier alles onder wat in je onderneming wordt vastgelegd, op papier of digitaal.



Normaliter kondigt de inspecteur aan dat deze een controle uit zal komen voeren. Hij of zijn bezoekt je bedrijf, ook al is dit aan de keukentafel. Er wordt aangegeven welke belasting en welke periode gecontroleerd wordt. De inspecteur moet zich legitimeren en mag in principe alleen met toestemming de woning binnen gaan.



Als ondernemer ben je verplicht om mee te werken aan een belastingcontrole. De inspecteur moet toegang krijgen tot alle gebouwen die bij de onderneming horen. Je moet alle gegevens en inlichtingen verstrekken die voor de controle van belang kunnen zijn. Je moet inzage geven in je administratie en toestaan dat er kopieën gemaakt worden. Het kan zelfs zo zijn dat de inspecteur toegang tot jouw administratie wil hebben om gegevens van een andere onderneming te controleren. Iedere medewerker/-ster moet een identiteitsbewijs kunnen laten zien. Deze moet tevens in de personeelsadministratie zitten.



Er zijn veel dingen die “moeten” bij een belastingcontrole. Het komt meer dan eens voor dat de ondernemer een hele andere taal spreekt dan de belastinginspecteur, al praten ze beiden Nederlands. Daarom is het fijn als er iemand met een financiële en/of fiscale achtergrond meekijkt met de controle. Dit voorkomt miscommunicatie die vervelende gevolgen kan hebben.



Een groot voordeel van Gere-geld is dat het boekhoudpakket online staat. Al je gegevens, facturen et cetera staan veilig in de cloud opgeslagen. Wil je meer informatie over de beveiliging van Gere-geld? Stel hier je vraag.



Dit is één van de vele redenen dat er administratiekantoren van Gere-geld zijn, naast het boekhoudpakket. Zij zijn je financiële en fiscale geweten. Mocht je een controle krijgen, dan kunnen zij je verder helpen.













Als zzp’er krijg je gelukkig maar zelden een belastingcontrole. Maar dat neemt niet weg dat je wel altijd op voorbereid moet zijn. Zorg dat je je gegevens up to date hebt en dat je alle vragen kunt beantwoorden. Nog makkelijker wordt het als je uit je boekhoudpakket een zogenaamde “audit file” kunt exporteren en deze aan de inspecteur kunt geven. Weet op z’n minst hoe een belastingcontrole in zijn werk gaat.



Een audit file is een lastig leesbaar bestand, maar de inspecteur kan dit bestand inlezen in speciale software waardoor hij sneller en efficiënter je administratie kan controleren. Dit houdt ook in dat je veel minder vragen krijgt, enkel hele gerichte vragen op zaken die de inspecteur opgevallen zijn.